W pierwszym kwartale każdego roku odbywają się zebrania wspólnoty mieszkaniowej mające na celu złożenie sprawozdania przez zarząd ze swojej działalności i podjęcie uchwały udzielającej zarządowi absolutorium, a także mające na celu uchwalenie rocznego planu gospodarczego nad nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu. Są to istotne zebrania, bowiem zapadają na nich ważne decyzje mające przełożenie na cały rok.

Zebranie zwoływane jest przez zarząd, zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono lub na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Istotne, aby zawiadomienie dokonane zostało w formie pisemnej na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zebrania. Przyjmuje się, iż nie jest wystarczające wywieszenie zawiadomienia na klatce schodowej czy też umieszczenie informacji w skrzynce pocztowej. Najbezpieczniejszą formą, nie narażając się na uchylenie podjętych w trakcie takiego zebrania uchwał, jest wysłanie do właścicieli lokali listów poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, albo zebranie podpisów od lokatorów potwierdzających poinformowanie ich o planowanym zebraniu. Zawiadomienie powinno zawierać: dzień, godzinę, miejsce zebrania i porządek obrad, a także dołączone powinny być projekty uchwał, które mają być głosowane.  Warto zaznaczyć, że porządek obrad nie jest zamknięty i w trakcie zebrania można zdecydować o głosowaniu nad uchwałami niepojętymi pierwotnym porządkiem obrad.

Przepisy ustawy o własności lokali nie nakładają szczególnego rygoru co do kolejności porządku obrad. Istotne jest, aby członkowie zarządu poinformowali właścicieli lokali o swojej działalności w poprzednim roku i złożyli z tego tytułu sprawozdanie finansowe. Wspólnota mieszkaniowa ocenia wówczas pracę zarządu i decyzje się na udzielenie mu absolutorium na kolejny rok albo nie. W trakcie tego zebrania właściciele lokali uchwalają również roczny plan zarządu nieruchomością wspólną i związane z tym opłaty.

Pamiętać należy, że uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Jeżeli lokal jest objęty współwłasnością łączną (np. małżeńską) zwykle przyjmuje się, że głosować może jeden z małżonków, bowiem dąży do zachowania wspólnego prawa. Niemniej jednak aby wykluczyć w tej kwestii jakiekolwiek wątpliwości rekomenduje się udzielenie pełnomocnictwa przez małżonka, który nie może się pojawić na zebraniu drugiemu małżonkowi.  Zwrócić także należy uwagę, że jeżeli lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele celem oddania głosu przypadającego na ich lokal w głosowaniu prowadzonym według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, obowiązani są ustanowić w formie pisemnej pełnomocnika.

Kolejną istotną kwestią, o której należy pamiętać jest to, że właściciele lokali decydując się na zmianę sposobu zarządu nieruchomością wspólną podejmują uchwałę, która zaprotokołowana jest przez notariusza. Nie ma zatem możliwości zebrania od właścicieli lokalu w tej kwestii indywidualnie głosów przez zarząd, a należy zaprosić na zebranie wspólnoty notariusza, który notarialnie dokona zaprotokołowania uchwały.

Agnieszka Grzywka

Kancelaria Adwokacka GM

www.gmkancelaria.eu