Posiadanie stołecznego adresu jako firmowej siedziby ma mnóstwo zalet. Założenie legalnego, wirtualnego biura w Warszawie zajmuje nawet mniej niż kwadrans. Przekonaj się, czy taka usługa przyda się Twojemu przedsiębiorstwu!

• Posiadanie wirtualnego adresu w Warszawie pozwala prowadzić firmę z dowolnego miejsca i jednocześnie cieszyć się prestiżową lokalizacją siedziby.
• Na koszt takiego rozwiązania wpływają przede wszystkim prestiż lokalizacji, zakres obsługi i wybrane usługi dodatkowe świadczone przez biuro wirtualne.
• Warszawa w firmowym adresie często budzi większe zaufanie potencjalnych partnerów, pomaga też w budowaniu pozytywnego wizerunku.
• Jakość i szybkość obsługi korespondencji w e-biurze ma równie duże znaczenie, co możliwość zarejestrowania firmy pod stołecznym adresem.

Biuro wirtualne to outsourcing czynności biurowo-administracyjnych dla firm, które nie mają potrzeby prowadzenia ich fizycznie w tym samym miejscu, co podstawowa działalność. Zakres oferowanej obsługi jest zróżnicowany, do wyboru jest kilka pakietów. Korzystanie z e-biura i wirtualnego adresu to rozwiązanie polecane m.in. początkującym przedsiębiorcom, freelancerom, start-upom czy osobom mieszkającym za granicą, które z różnych względów chcą mieć firmę zarejestrowaną w Polsce. Własne, wirtualne biuro w Warszawie przynosi szereg korzyści, ale też wyzwań w funkcjonowaniu firmy. Wszystko w pełni legalnie, co potwierdza wyrok NSA o sygnaturze II FSK 3549/13 z 2014 roku.

Co daje wynajem biura wirtualnego? Najważniejsze korzyści z posiadania prestiżowego adresu

Nawet przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, potrzebuje zarejestrować swoją firmę pod fizycznie istniejącym adresem. Własny lokal to duży wydatek. Wiele osób nie chce, by siedzibą firmy było ich miejsce zamieszkania – np. ze względu na ochronę prywatności czy podwyższenie podatków i opłat. Wirtualny adres siedziby w samym centrum Warszawy może kosztować więcej niż w innym mieście, ale i tak zdecydowanie mniej w porównaniu z wynajmem rzeczywistej powierzchni biurowej w dowolnej miejscowości. E-biuro może znacząco obniżyć koszty prowadzenia firmy. A także poprawić postrzeganie Twojej firmy przez potencjalnych partnerów 

Atrakcyjny adres do rejestracji firmy i obsługa odebranej korespondencji to nie wszystko. Jak podkreślają eksperci z bizneshub.pl – wiele wirtualnych biur w Warszawie proponuje dodatkowe usługi. Dużą oszczędność czasu i nerwów zapewni profesjonalna obsługa spraw księgowych oraz kontroli urzędu skarbowego. Specjaliści przygotowują całą dokumentację i udzielają informacji, a przedsiębiorca praktycznie nie musi zajmować się urzędnikami. W ofertach e-biur możesz znaleźć również takie świadczenia, jak:

• miejscowy numer telefonu i przekierowywanie połączeń;
• udostępnianie sali konferencyjnej na spotkania biznesowe;
• odbieranie i przechowywanie paczek;
• pomoc prawna – np. przy tworzeniu umowy spółki, wprowadzaniu zmian czy przygotowywaniu uchwał.

Zakres obsługi korespondencji to jedna z kluczowych kwestii wynajmu adresu do rejestracji firmy

Część spośród wirtualnych biur zajmuje się listami do swoich klientów w ograniczonym czasie, nie odbiera też przesyłek awizowanych w urzędach pocztowych. Kłopoty może sprawić też przesyłanie nowej korespondencji na adres zamieszkania przedsiębiorcy – to generuje kolejne opóźnienia. Tylko szybkie skanowanie listów oraz wszelkich pism i wysyłanie ich pod wskazany adres e-mail pozwala odpowiednio wcześnie zapoznać się z treścią wiadomości, aby podejmować adekwatne decyzje i działania. W wielu sprawach termin odpowiedzi zaczyna biec w momencie odbioru listu, potencjalni partnerzy biznesowi też oczekują informacji zwrotnej jak najszybciej.

W tym kontekście ważne stają godziny pracy funkcjonowania e-biura. Zwróć szczególną uwagę na ewentualną gwarancję, jaką oferują wirtualne biura w kwestii odbioru pism i wysyłania powiadomień do klienta. Zastanów się również nad oczekiwaną formą informacji o firmowej korespondencji. Czasami wystarczy wiadomość na podany adres mailowy, niektórzy przedsiębiorcy preferują przynajmniej dwa kanały (np. SMS, połączenie telefoniczne, komunikatory social mediów). Skrupulatność obsługi przesyłek ma często większe znaczenie, niż renoma lokalizacji czy wygląd biurowca.

Kompleksowe usługi wirtualnego biura – Warszawa daje mnóstwo możliwości

Jak wybrać najlepszy adres swojego e-biura? Eksperci bizneshub.pl wskazują, by w pierwszej kolejności ustalić realne potrzeby i na podstawie tych kryteriów porównywać dostępne oferty. Do głównych kryteriów wyboru wirtualnego biura należą:

• renomowana lokalizacja (miasto, dzielnica, estetyka budynku);
• zakres świadczonych usług;
• ceny podstawowe i opłaty dodatkowe;
• kompetencje specjalistów, którzy będą obsługiwać twoją firmę;
• dostęp do miejsc spotkań, o różnym stopniu sformalizowania;
• łatwy dojazd;
• czas trwania umowy;
• stan prawny nieruchomości.

W 2021 r. nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) wprowadziła szereg wymogów wobec podmiotów prowadzących działalność na rzecz spółek i trustów – w tym oferujących adres wirtualny w Warszawie lub innym polskim mieście. To m.in. niekaralność osób zarządzających takim przedsiębiorstwem, ich wiedza i doświadczenie (udokumentowane kursy, szkolenia, staże) oraz wpis do rejestru. Upewnij się, że dane wirtualne biuro znajduje się w ogólnokrajowym spisie, prowadzonym przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Sprawdzenie wszystkiego w internecie to kwestia paru minut.